Vennootschapsrecht
De organisatie van de algemene vergadering tijdens de coronacrisis
De maatregelen van de Belgische overheid inzake social distancing zorgen voor grote uitdagingen voor de vennootschappen en verenigingen in ons land, in het bijzonder bij de organisatie van de algemene vergadering en de uitoefening van het stem- en vraagrecht van de aandeelhouders.Op 9 april 2020 werd KB nr. 4 houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad, dat uitzonderlijke maatregelen voorziet voor de organisatie van zowel de gewone, de bijzondere als de buitengewone algemene vergadering.
Deze maatregelen gelden van 1 maart 2020 tot 3 mei 2020, maar kunnen worden verlengd mocht zulks nodig blijken. Indien de maatregelen niet worden verlengd, kan onderstaande regeling wel nog worden toegepast op algemene vergadering waarvoor werd opgeroepen voor 3 mei en de vergadering na 3 mei plaatsvindt.
Vergadering op afstand of met uitstel
Het bestuursorgaan, dat volgens het KB kan samenkomen via telefoon- of videoconferentie, heeft de bevoegdheid om te kiezen tussen twee mogelijkheden: de algemene vergadering te laten plaatsvinden met gesloten deuren of om ze uit te stellen.
1. De vergadering vindt plaats met gesloten deuren
In eerste instantie kan het bestuursorgaan beslissen dat de algemene vergadering zal plaatsvinden zonder fysieke aanwezigheid van de aandeelhouders. Het bestuursorgaan zal de mogelijkheid bieden om ofwel op voorhand te stemmen door middel van een stemformulier, dan wel om een volmacht te verlenen.
Voor wat betreft de NV bepaalt het WVV (artikel 7:146) hoe dit stemformulier er moet uitzien: het bevat de naam en woonplaats of zetel van de aandeelhouder, het aantal stemmen, de vorm van de gehouden aandelen en de agenda, met inbegrip van de voorstellen van besluit. In de mate dat de statuten van bijvoorbeeld een BV geen omschrijving geven van het stemformulier, zijn volgens het KB de wettelijke regels van de NV van toepassing.
Een eventuele volmacht dient de steminstructies per agendapunt te bevatten. Daarnaast kan het bestuursorgaan opleggen dat het volmacht aan een door hem aangeduid persoon, teneinde het aantal fysieke aanwezigen op de algemene vergadering zoveel mogelijk te beperken.
Zowel het stemformulier als de volmacht moeten uiterlijk vier dagen voor de algemene vergadering aan het bestuursorgaan worden overgemaakt, samen met de eventuele vragen van de aandeelhouder. Het bestuursorgaan beantwoordt deze vragen ten laatste op de dag van de vergadering zelf (schriftelijk dan wel via audio- of videoconferentie), voordat wordt gestemd. Genoteerde vennootschappen publiceren de antwoorden op hun website, andere vennootschappen brengen de antwoorden “redelijkerwijze ter kennis” van de aandeelhouders, bijvoorbeeld op dezelfde wijze als de oproeping.
De volmachthouder, de leden van het bureau, de leden van het bestuursorgaan en de commissaris moeten niet fysiek aanwezig zijn, maar kunnen via telefoon- of videoconferentie de algemene vergadering bijwonen.
Tot slot kunnen beslissingen die bij authentieke akte dienen te worden genomen voor de notaris, plaatsvinden in aanwezigheid van een volmachthouder of vertegenwoordiger van het bestuursorgaan, die de akte kan ondertekenen.
2. De vergadering wordt uitgesteld
Het bestuursorgaan beslist dat de vergadering wordt uitgesteld. In voorkomend geval worden voor de betrokken vennootschap of vereniging een aantal wettelijke termijnen met tien weken verlengd.
Voorbeeld
Volgens de wet (art. 3:1, §1, tweede lid WVV) moet de algemene jaarvergadering plaatsvinden binnen een termijn van zes maanden na de sluiting van het boekjaar.
Wanneer het boekjaar van een vennootschap overeenstemt met het kalenderjaar, dient de vergadering normaliter uiterlijk op 30 juni 2020 plaats te vinden. Wanneer het bestuursorgaan beslist de algemene vergadering uit te stellen, wordt deze termijn met tien weken verlengd en dient de vergadering uiterlijk op 8 september 2020 te worden gehouden (en neerlegging uiterlijk 8 oktober 2020 bij Nationale Bank van België).
Het bestuursorgaan meldt de aandeelhouders tijdig dat zij gebruik zal maken van de mogelijkheid tot uitstel van de vergadering op grond van KB nr. 4. Voor de uitgestelde vergadering wordt een nieuwe oproeping verzonden, waarbij de gebruikelijk oproepingsformaliteiten dienen te worden gerespecteerd.
Indien de alarmbelprocedure wordt toegepast en de vennootschap een negatief netto-actief heeft of dreigt te hebben of wanneer de vergadering op verzoek van 10% van de aandeelhouders of van de commissaris wordt bijeengeroepen, zal de vergadering evenwel steeds moeten plaatsvinden en zal ze niet kunnen worden uitgesteld.
3. Schriftelijke algemene vergadering
Tot slot merken we graag op dat het WVV ook nog steeds in de mogelijkheid voorziet om een eenparige schriftelijke algemene vergadering te houden (artikel 5:85 WVV - met uitzondering van de beslissingen waarvoor geen schriftelijke besluitvorming kan plaatsvinden zoals bv. buitengewone algemene vergadering voor notaris), wat vooral in kleinere vennootschappen vaak de meest efficiënte oplossing zal zijn.
Mochten er nog vragen zijn omtrent het voorgaande, aarzel alvast niet om ons te contacteren.