Preambule
Ces conditions s’appliquent au traitement des données à caractère personnel par :
Association d’avocats Nelissen Grade
Philipssite 5/2
Ubicenter (Entrée B)
3001 Leuven
BELGIE
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Ci-après nommé 'NG'.
NG fait usage des données à caractère personnel des clients et ce, dans le cadre de l’exécution du contrat qui lie NG au client (ci-après « le contrat »). Le client est identifiable sur base de ces données qui sont appelées « données à caractère personnel ». NG est responsable du traitement de ces données.
NG respecte le caractère privé de vos données et fait en sorte que vous puissiez nous les confier. La confidentialité étant primordiale, NG souhaite, par les présentes conditions, vous informer sur le traitement de vos données à caractère personnel ainsi que sur vos droits à ce propos.
NG peut faire usage de vos données à des fins qui ne sont pas encore prévues par les présentes conditions. Dans ce cas, NG vous informera préalablement des modifications des présentes conditions de sa politique de confidentialité, et ce, avant d’en faire usage. Vous pourrez ainsi vous opposer à l’usage de vos données à caractère personnel dans l’hypothèse précitée.
NG traite vos données à caractère personnel sur base des fondements légaux suivants :
- votre consentement;
- le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande;
- le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis;
- le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d'une autre personne physique;
- le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant.
NG fait exclusivement usage de vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes :
- L’exécution du contrat ;
Le traitement de vos données personnelles par Nelissen Grade est nécessaire à l'exécution optimale des activités reprises ci-dessus. Vos données personnelles ne peuvent être traitées que sur base d'objectifs compatibles avec ceux-ci, sans autre autorisation.
Les données à caractère personnel sont celles qui permettent l’identification de l’utilisateur. Il s’agit entre autres des données suivantes :
- Données de contact comme le nom, prénom, numéro de téléphone, adresse email etc. ;
- Données de paiement tels que n° TVA ou n° de compte bancaire ;
- Numéro d’entreprise à la Banque-Carrefour des Entreprises.NG collecte vos données à caractère personnel relative aux informations que vous transmettez par rapport au contrat.
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NG fait exclusivement usage des données à caractère personnel qui sont nécessaires, appropriés et suffisants à l’affaire pour concrétiser les finalités de traitement.
NG ne collecte et ne traite en aucun cas des données personnelles sensibles, telles que des données sur l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les données religieuses ou biométriques, les données relatives à la santé, les données sur le comportement sexuel ou l'orientation sexuelle et les données sur les condamnations pénales et infractions pénales.
En principe, NG ne partage ni ne transfère les données personnelles collectées à des tiers. Les situations suivantes constituent des exceptions à cette règle.
Lorsque NG se voit contraint, dans ces circonstances, de transmettre les données à des tiers, NG veillera que ces tiers observeront les obligations légales et garanties relatives au traitement des données à caractère personnel.
NG fait appel aux services, entre autres, de KLEOS (Kluwer) et NEXT GEN ICT pour le traitement de données personnelles. Ces sous-traitants effectifs traitent vos données à caractère personnel conformément aux principes européens en matière de protection des données à caractère personnel. Les contrats entre NG et les sous-traitants précités contiennent les garanties nécessaires à propos de la confidentialité des données à caractère personnel et de la conformité avec la législation en matière de confidentialité.
NG peut être tenu de permettre la consultation en tout ou en partie de vos données à caractère personnel si :
- Une obligation légale ou une injonction d’ordre judiciaire ou administrative a été imposée ;
- Une telle transmission paraît nécessaire pour l’exécution du contrat ;
- NG estime que pareille consultation est nécessaire pour préserver ses droits ;
- Vous y avez préalablement expressément consenti par écrit.
NG prend toutes les mesures raisonnables afin de protéger vos données à caractère personnel.NG vous informera sans délai si, malgré ces mesures, une atteinte en lien avec vos données à caractère personnel représentant un risque élevé pour les droits et libertés de personnes physique devait quand même se produire, à moins que :
- Des mesures de protection techniques et organisationnelles appropriées sont prises par NG et appliquées aux données à caractère personnel concernées par l’atteinte ;
- Par la suite, NG prenne des mesures que le risque élevé ne puisse se produire à nouveau ;
- L’information impliquerait un effort disproportionné de NG, dans ce cas-ci, une communication publique ou mesure comparable suffise ;
NG vous fournira dans un délai raisonnable des informations à propos d’une atteinte dont NG serait informé, à savoir :
- Le type d’atteinte perpétrée, en lien avec les données à caractère personnel;
- Le nom et données de contact du fonctionnaire en charge de la protection des données ou ceux d’un point de contact approprié ;
- Les probables conséquences de l’atteinte ;
- Les mesures proposées ou prises pour gérer l’atteinte et en limiter les éventuelles conséquences préjudiciables;
NG met tout en œuvre pour que vos données à caractère personnel soient traitées conformément aux exigences légales. Le traitement fait l’objet d’une attention particulière par rapport à la loyauté et la légitimité du traitement dont les finalités légitimes sont expressément décrites. NG veille à ce que les méthodes de traitement soient suffisantes et utiles, sans être excessives.
La loi relative à la confidentialité vous confère différents droits au sujet de ce qui précède.
Vous avez le droit de savoir si NG traite des informations vous concernant quelle que soit la finalité du traitement, aussi longtemps que les données personnelles sont conservées, quelles que soient les catégories des données personnelles et quels que soient les destinataires à qui ces données sont communiqués.
L’utilisateur a le droit d’obtenir la rectification des données à caractère personnel inexactes qui le concernent.
L’utilisateur a le droit d’obtenir l’effacement des données à caractère personnel qui le concernent lorsque :
- les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d'une autre manière;
- l’utilisateur retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n'existe pas d'autre fondement juridique au traitement;
- vous vous opposez au traitement, à des pratiques de marketing direct ou des processus décisionnels automatiques ;
- le traitement des données à caractère personnel est illégal ;
- les données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l'Union ou par le droit de l'État membre auquel Nelissen Grade est soumis ;
- les données à caractère personnel ont été collectées dans le cadre de l'offre de services de la société de l'information.
La demande d’effacement peut être refusée si le traitement est nécessaire à l’exercice du droit à la liberté d’expression et d’information, d’obligations légales, pour des motifs d'intérêt public dans le domaine de la santé publique ou à des fins archivistiques dans l'intérêt public, à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.
Lorsque le traitement a été limité, les données à caractère personnel ne peuvent, à l'exception de la conservation, être traitées par Nelissen Grade qu'avec le consentement de la personne concernée, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice, ou pour la protection des droits d'une autre personne physique ou morale, ou encore pour des motifs importants d'intérêt public de l'Union ou d'un État membre. L’utilisateur a le droit d'obtenir la limitation du traitement lorsque l'un des éléments suivants s'applique :
- l'exactitude des données à caractère personnel est contestée par la personne concernée, pendant une durée permettant à Nelissen Grade de vérifier l'exactitude des données à caractère personnel;
- le traitement est illicite et la personne concernée s'oppose à leur effacement et exige à la place la limitation de leur utilisation;
- Nelissen Grade n'a plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires à l’utilisateur pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
NG informera l’utilisateur préalablement si la limitation du traitement devait être levée.
L’utilisateur a le droit de recevoir les données à caractère personnel qui le concernent, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. L’utilisateur peut demander à Nelissen Grade de communiquer ces données à un autre responsable du traitement, pour autant que ce soit possible sur le plan technique.
L’utilisateur a le droit de s’opposer pour des motifs légitimes et impérieux tenant à sa situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel qui le concernent. Ce droit s’applique :
- au traitement nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi Nelissen Grade ;
- au traitement nécessaire à la préservation des intérêts légitimes de Nelissen Grade ou de tiers, à moins que les intérêts légitimes de Nelissen Grade prévalent les droits et libertés de l’utilisateur en lien avec la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice ;
- à toute forme de marketing direct, en ce compris le profilage qui s’y rattache.
Chaque utilisateur a le droit d’introduire une plainte auprès de l’autorité compétente belge si une atteinte à ses données à caractère personnel est constatée.
NG prend les mesures nécessaires pour vous permettre un exercice gratuit de vos droits. NG se réserve le droit de réclamer une indemnisation raisonnable ou le droit de refuser lorsqu’une demande apparaît manifestement infondée ou excessive (en raison, par exemple, de son caractère répétitif).
L’exercice de vos droits se fait par une demande datée et signée, adressée à NG à l’adresse postale ou email indiquée au préambule. Toute demande justifiera l’identité de son expéditeur avec l’envoi de la copie de la carte d’identité, par exemple.
Si la demande satisfait aux conditions, NG sera contraint d’y donner suite endéans 30 jours après réception. Ce délai peut être prolongé de deux mois en fonction de la complexité de votre demande.
NG vous informera dans un délai de 30 jours des motifs justifiant l’absence de suite donnée à votre demande.
En cas de désaccord avec la décision de NG, vous conservez, dans tous les cas, le droit d’introduire une plainte auprès de l’autorité compétente ou de faire appel au Juge compétent.
NG conserve vos informations personnelles pendant une durée de 3 mois après la fin du contrat, à moins qu’une durée plus longue de conservation soit légalement imposée.
En acceptant la présente politique de confidentialité, vous approuvez explicitement que NG traite vos données à caractère personnel (voir point 2) dans le cadre de ses finalités de traitement (voir point 1).
Vous disposez, à tout moment, du droit de révocation de votre acceptation à propos du traitement des données basé sur cette acceptation. Cette révocation n’invalide pas la régularité du traitement effectué sur base de l’acceptation.
L’exercice de ce droit est décrit au point 6.H. de la présente politique de confidentialité.